Propojení Business Boosteru s Google tabulkami

Abyste mohli provádět import, ale také export, import a synchronizaci kontaktů s Google tabulkami, potřebujete CRM systém Business Booster propojit se svým Google účtem. To provedete v záložce Správa systému → Integrace. Viz následující obrázek.

Tím se vám vytvoří v propojeném Google účtu tři soubory na vašem Google disku. 

• Business Booster – Export kontaktů
• Business Booster – Import kontaktů
• Business Booster – Synchronizace kontaktů

Soubory si můžete samozřejmě přejmenovat. Nemá to vliv na funkčnost.

Import databáze

Do vytvořeného souboru Business Booster – Import kontaktů v Google tabulkách si uložte svoji databázi kontaktů, kterou chcete importovat. Jakmile máte databázi připravenou pro import, klikněte v Business Boosteru na tlačítko Importovat kontakty. Uděláte to opět v sekci Správa systému → Integrace.

Kontrola duplicit

Při importu budete dotázáni, jak chcete naložit s případnými duplicitami. Máte možnost:

• Duplicity neimportovat
  Pokud systém narazí na duplicitní e-mail, telefonní číslo, IČ nebo jméno a příjmení (všechny tyto kontroly lze vypnout nebo zapnout), kontakt přeskočí a do Business Boosteru ho neimportuje.
• Přepsat kontakty
  Pokud systém při importu narazí na kontaktní údaje, které už v Business Boosteru jsou, přepíše je údaji z Google tabulky.
  Importovat vše
  Systém nebude kontrolovat existující kontaktní údaje, jednoduše importuje všechny kontakty z Google tabulek.

Popisné pole

Neměňte popisná pole na prvním řádku Google tabulky

První řádek slouží k mapování polí. Jeho přejmenování by způsobilo, že Business Booster nebude vědět, do jakého pole údaj importovat, a údaje ve sloupci nenaimportuje.

Nepoužívané sloupce můžete smazat

Pokud nějaký sloupec nepotřebujete, můžete ho smazat. V případě, že byste v budoucnu chtěli nějaké sloupce znovu přidat, můžete si stáhnout soubor se vzorovými popisnými poli a uložit popisné pole do souboru Business Booster – Import kontaktů.

Zvolte formát data narození

U data narození musíte zvolit správný formát. Povolené formáty jsou:

Export kontaktů z Google tabulek a synchronizace

Export a synchronizaci jsme popsali v samostatných článcích.

Jak exportovat databázi z Boosteru do Google tabulek
Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

The post Jak importovat databázi z Google tabulek do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.

Propojení Business Boosteru s Google tabulkami

Abyste mohli databázi z CRM systému Business Booster vyexportovat, musíte ho propojit se svým Google účtem.

Klikněte na Správa systému → Integrace. Propojte svůj Business Booster účet s Google účtem a proveďte export do Google tabulek.

Po propojení vytvoří Business Booster na vašem Google disku 3 tabulky.

• Pro export slouží tabulka Business Booster – Export kontaktů.
• Zbylé dvě tabulky slouží pro export a synchronizaci kontaktů, o nichž se můžete dočíst v dalších článcích: Import kontaktů z Google tabulek a Synchronizace kontaktů s Google tabulkami.

Export databáze z Business Boosteru do Google tabulek

Údaje, které vložíte do Business Boosteru, se automaticky vyexportují do souboru Business Booster – Export kontaktů.

Databázi kontaktů můžete vyexportovat:

• jednorázově
• denně. Data se reexportují v nočních hodinách středoevropského času.
• týdně. Data se reexportují v nočních hodinách středoevropského času.

Export se vztahuje na celou databázi. Pokud byste chtěli exportovat jen vybrané kontakty, je možný export do CSV souboru.

Praktické využití exportu: online marketing

Jakmile máte data v Google tabulkách, můžete je exportovat do jakýchkoliv dalších systémů přes integrační platformy jako Zapier nebo Make.

E-maily a telefonní čísla můžete přes Google tabulky automaticky exportovat do Google Ads a cílit online reklamu na klienty ze své obchodní databáze. Přes Zapier i Make můžete e-maily a telefonní čísla importovat také na Facebook.

Import z Google tabulek a synchronizace

Import a synchronizaci jsme popsali v samostatných článcích.

• Jak importovat databázi z Google tabulek
• Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

.

The post Jak exportovat databázi z Business Boosteru do Google tabulek appeared first on CRM systém Business Booster.

Export kontaktů z CRM systému Business Boosteru je snadný a zvládnete ho během 2 minut.

1. Přejděte do menu Databáze – Kontakty
2. Označte kontakty, které chcete exportovat, případně použijte hromadný výběr pro označení všech kontaktů
3. V tlačítkové liště klikněte na tlačítko Exportovat
4. Ve vyskakovacím okně nastavte oddělovač a kódování (viz dále)
5. Klikněte na tlačítko Exportovat
6. Soubor s exportovanými kontakty najdete ve svých stažených souborech pod jménem „export.csv„

Jak načíst exportovaný soubor do Excelu

1. V Excelu přejděte na záložku Data a vyberte položku „Import z CSV souboru„
2. Vyberte stažený soubor „export.csv“
3. V náhledu zkontrolujte, jestli Excel správně rozeznal oddělovač a kódování. Pokud ne, nastavte je ručně na stejné hodnoty, které jste nastavili při exportu
4. Následně klikněte na tlačítko Načíst
5. Vaše kontakty nyní máte v tabulce v Excelu a můžete s nimi dále pracovat

Jak nastavit správný oddělovač v CSV souboru

CSV je vlastně jednoduchý textový soubor vhodný pro přenášení dat uspořádaných v tabulce. Jednotlivé sloupce i hodnoty musí být odděleny speciálním znakem. Běžně se používá jedna ze tří možností – čárka, středník, tabulátor.

Excel si poradí se všemi třemi variantami. Protože v češtině se čárka používá pro oddělení desetinných míst v číselných hodnotách, obvykle se v českém prostředí používá jako oddělovač středník. U exportu kontaktů, kde se čísla s desetinnými hodnotami nenachází, je to však jedno a můžete zvolit libovolný oddělovač.

Jak nastavit správné kódování CSV souboru

Pro uložení českých znaků je třeba správně nastavit kódování souboru. Doporučujeme nastavit kódování Unicode (UTF-8). To vám zajistí správné uložení nejen českých znaků, ale i například azbuky.

K čemu můžete kontakty exportované do Excelu použít

• Sdílení s kolegou, týmem nebo s účetní
• Napojení na jiná data nebo na specializovanou aplikaci
• Datové analýzy

Jak importovat kontakty z Excelu do Business Boosteru

Pro obrácený postup (import kontaktů, které máte v tabulce v Excelu, do Business Boosteru) jsme připravili samostatný článek.

The post Jak vyexportovat databázi kontaktů do Excelu appeared first on CRM systém Business Booster.

Jedním ze způsobů, jak můžete načítat kontakty do svého účtu v Business Booster, je propojit ho se svou e-mailovou schránkou. Všechny e-maily se pak zobrazí v kontaktech ke zpracování. Vybrané kontakty pak můžete uložit do své kontaktní databáze.

Nastavení stahování e-mailů do Business Boosteru

Nastavení stahování e-mailů provedete v záložce Nastavení → Emaily a SMS → Automatické stahování emailů → Aktivní. Viz obrázek.

Business Booster stahuje do kontaktů ke zpracování pouze hlavičku a text, nikoli přílohy.

Kontakty ke zpracování

Všechny e-maily se následně načítají do kontaktů ke zpracování, cca jednou za hodinu. viz obrázek.

Z e-mailů můžete:

• Vytvořit nový kontakt
• Přiřadit kontakt k existujícímu kontaktu
• Označit jako spam
• Smazat

Upozornění

Načítání kontaktů není možné z Gmailu, ale pouze z firemní adresy, která podporuje POP3 nebo IMAP. Každopádně jsme připravili postup i pro načítání kontaktů z Gmailu.

Pokud si necháváte firemní poštu přeposílat do Gmailu nebo Outlooku a máte zde nastaveno, aby se e-maily po stažení odstranily ze serveru, pak se bude stávat, že je již Business Booster nestihne stáhnout. Řešení je nechávat zprávy na serveru. Pak ale musíte hlídat kapacitu své schránky.

Kdy se načítání e-mailů hodí

Pokud máte speciální e-mailovou adresu na sběr leadů (potenciální klienti) a nepoužíváte např. kontaktní formuláře, je načítání kontaktů z e-mailů alternativa. Samozřejmě doporučujeme na sběr leadů kontaktní formuláře jako nejlepší řešení.

The post Jak načítat kontakty z e-mailů do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.

Výhody a nevýhody skenování vizitek

Výhody

Mezi hlavní výhody patří úspora času: jste na konferenci, získali jste 10 vizitek a ve volné chvíli si je můžete během minuty naskenovat. Kontaktní údaje se vám uloží nejen do telefonu, ale rovnou se synchronizují do cloudu a uloží do vaší databáze kontaktů v Business Boosteru.

Když vizitku náhodou později ztratíte, nic se neděje – kontakt máte bezpečně uložený na několika místech současně.

Pokud byste údaje z vizitek přepisovali ručně, nejen že vám to zabere mnohem víc času, ale také hrozí, že uděláte překlep v telefonním čísle nebo e-mailu.

Nevýhody

Je nutné podotknout, že OCR (optické rozpoznávání znaků) není neomylné. Jednak může mít problémy se záměnou některých znaků (např. velké písmeno O / nula; malé písmeno l / velké písmeno I a číslo 1; a další.), a dále může špatně rozpoznávat znaky psané nestandardními fonty. Proto je vhodné si vždy naskenované údaje alespoň zběžně zkontrolovat.

Aplikace Business Cards od SnapAddy

Na trhu je spoustu aplikací na skenování vizitek. Bohužel mnohé z nich neumí skenovat české znaky nebo jsou zbytečně drahé.

Aplikace Business Cards od SnapAddy je rychlá, umí perfektně české znaky a ve verzi zdarma můžete naskenovat 20 vizitek denně. Pokud by vám to nestačilo, verze Premium stojí 60 EUR na rok, viz ceník. Placená verze je pak vhodná, pokud chcete data hromadně zpracovávat a exportovat.

Jak skenování vizitek funguje krok za krokem

1. Nainstalujte si aplikaci Business Cards od SnapAddy do svého telefonu. Odkazy ke stažení najdete na konci článku.
2. Vizitku vyfoťte mobilem. Aplikace vizitku uloží jako fotku a zároveň z ní vytáhne všechny údaje ve formátu vcard.
3. Kontakt ve formátu vcard pak můžete uložit do Google kontaktů v telefonu.
4. Po uložení se kontakt automaticky synchronizuje s vaším účtem Business Boosteru.

Aby se kontakty z vizitek synchronizovaly mezi Google kontakty a vaším účtem Business Booster, potřebujete povolit synchronizaci. Nastavení najdete v článku Jak na synchronizaci s Google kontakty.

Aplikace ke stažení

• Pro Android v obchodu Google Play
• Pro iPhone v Apple store 

Pozor na souhlas se zasíláním obchodních nabídek

Předání vizitky automaticky neznamená, že daný člověk souhlasí se zasíláním obchodních sdělení.

Kontakt si samozřejmě můžete uložit a můžete mu napsat individuální e-mail (např. poděkování za setkání doplněné otázkou, zda souhlasí se zasíláním dalších nabídek). Bez tohoto souhlasu byste ale daný kontakt neměli používat k hromadné korespondenci.

The post Jak naimportovat kontakty z vizitek do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.

V panelu pro hromadné úpravy můžete upravit hromadně celou řadu údajů u jednotlivých kontaktů. Viz obrázek.

Můžete hromadně upravovat následující údaje

• Přihlašovat a odhlašovat kontakty od kampaní.
• Aktualizovat oslovení.
• Identifikovat pohlaví. Provádí se automaticky na základě analýzy křestního jména.
• Doplňovat / aktualizovat datum svátku. Provádí se automaticky podle kalendáře svátků.
• Doplňovat / aktualizovat národnost kontaktů. Podle národnosti se pak aktualizuje datum svátku. Např. u české národnosti se přiřadí datum svátku podle kalendáře českých svátků, u slovenské národnosti se přiřadí datum podle slovenského kalendáře svátků.
• Doplňovat / aktualizovat příslušnost ke společnostem.
• Doplňovat / aktualizovat zdroj získání kontaktů.
• Aktualizovat správce kontaktů.
• Aktualizovat hodnocení kontaktů.
• Doplňovat / aktualizovat typ kontaktů a skupiny kontaktů.

S hromadnými úpravami buďte opatrní

Hromadné úpravy kontaktů nemůžete vrátit zpět, proto buďte obezřetní. Před většími úpravami doporučujeme vytvořit si zálohu databáze kontaktů do Google tabulek nebo do Excelu.

The post Jak funguje panel pro hromadné úpravy kontaktů appeared first on CRM systém Business Booster.

Export kontaktů z Business Boosteru

Kontakty z CRM systému Business Booster můžete snadno vyexportovat do Google tabulek atd. Prostě kamkoliv, kde máte všechny kontakty na jednom místě.

Jak funguje online reklama cílená na vaši databázi kontaktů

Kontakty z Business Boosteru můžete snadno vyexportovat do Google tabulky. V záložce „Správa systému → Synchronizace → Export do Google Sheets“.

Podrobnosti najdete v článku Jak exportovat data z Business Boosteru do Google tabulek

Z Google Sheets pak kontakty exportujte do inzertních platforem. Můžete to udělat manuálně nebo automatizovaně přes Zapier nebo Make.

Reklamní systémy porovnají vámi importované záznamy se svými záznamy a dojde-li ke shodě, můžete začít cílit reklamu.

Příklad: Mám-li jako uživatel založený Google účet a v něm mám uložený svůj e-mail a mobilní telefon, tak ve chvíli, kdy nějaký inzerent vloží můj telefon do svého Google Ads účtu, může spustit reklamu, která se mi následně začne zobrazovat na počítači či v telefonu. Stejně to funguje v síti Seznam.cz, na Facebooku a Instagramu.

Jak nahrát e-mailové adresy na Sklik.cz

Podobně můžete exportovat kontakty i na Google Ads.

Jak nahrát e-mailové adresy a telefonní čísla do Google Ads

Business Booster můžete nastavit, aby se data exportovala do Google tabulek jednorázově i pravidelně každý den.

Google Ads umí e-maily a telefonní čísla z Google tabulek načítat jednorázově, každý den nebo týdně.

Váš online marketing na databázi klientů tak můžete maximálně automatizovat.

Jak nahrát e-mailové adresy a telefonní čísla na Facebook

Podobně můžete nahrát kontakty i do Facebok Business Manager.

V záložce Okruhy uživatelů → Vytvořit okruh uživatelů → Vlastní okruh uživatelů nahrajte e-maily a telefonní čísla.

The post Jak cílit online reklamu na svoji databázi klientů appeared first on CRM systém Business Booster.

Výhody osobního oslovení v hromadných e-mailech

1. Oslovení zvyšuje osobní vyznění e-mailu.
2. Váš e-mail působí důvěryhodněji
3. Příjemce má menší pocit, že je součástí hromadné korespondence.

Když v hromadném e-mailu nepožijete neosobní „dobrý den“, ale příjemce oslovíte jménem, bude na něj zpráva působit tak, že jste ji psal přímo jemu a budete působit důvěryhodněji.

Automatická identifikace pohlaví

CRM systém Business Booster automaticky identifikuje pohlaví na základě analýzy křestního jména.

Automatické doplnění oslovení

V základu je u každé kontaktní karty nastaveno vykání. Podle analýzy křestního jména a vykání se proto doplní tvar oslovení:

• V české verzi např. „Vážený pane Březino“, „Vážená paní Březinová“
• Ve slovenské verzi např: „Vážený pán Březina“, „Vážená paní Březinová“

Pokud vykání změníte na tykání, změní se i oslovení, např. na „Ahoj Adame“, ve slovenštině „Ahoj Adam“.

Výchozí tvar oslovení si můžete u každého kontaktu změnit individuálně. Oslovení se doplňuje u e-mailových či SMS kampaní.

Chybějící tvary oslovení průběžně zjištujeme a doplňujeme.

Automatické doplnění svátku

Business Booster automaticky doplní i datum jmenného svátku. Pokud je u kontaktu česká národnost, doplní se datum svátku podle kalendáře českých svátků. Pokud je u kontaktu slovenská národnost, doplní se datum svátku podle kalendáře slovenských svátků.

Individuální i hromadné úpravy

Pohlaví, oslovení i datum svátku se vyplňuje automaticky při vkládání nového kontaktu, ale úpravy můžete provést hromadně pro celou databázi.

Systém automaticky doplní oslovení. Je však možné, že u cizích nebo unikátních příjmení nebude oslovení v 5. pádě doplněno. Příjmení, u kterých chybí tvary v 5. pádě, průběžně v dávkách doplňujeme přes ChatGPT.

Zástupné symboly pro oslovení

Oslovení v kampaních funguje pomocí zástupných symbolů.

Business Booster automaticky po odeslání nahradí zástupnou značku oslovením. Předdefinovaná značka je [osloveni1]. Místo ní se tedy automaticky vloží údaj, který je uveden v poli „Oslovení 1“.

Více informací o zástupných značkách najdete v článku Jak fungují zástupné značky v rozesílkách.

Co když Business Booster použije špatné oslovení

Problematika českého oslovování, zvlášť u neobvyklých příjmení, není jednoduchá, navíc často do oslovování vstupují zvyklosti dané rodiny. Proto i náš systém může dělat chyby a vytvořit vám chybné oslovení.

Pokud si chybného oslovení všimnete nebo vás na něj upozorní klient, jednoduše můžete přejít do editace kontaktu a automatické oslovení, které navrhnul systém, opravit na správnou variantu.

The post Business Booster automaticky doplňuje oslovení appeared first on CRM systém Business Booster.

Jak importovat kontakty z Excelu do Business Boosteru

Export kontaktů z Excelu do Business Boosteru je snadný a zvládnete ho během chvilky.

1. Nejprve zkontrolujte, zda máte kontakty přehledně rozdělené do sloupců: jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
2. Poté uložte tabulku jako CSV soubor. Formátování souboru nastavte na UTF-8.
3. Přejděte do Business Boosteru a v levém menu vyberte Správa systému – Importy.
4. Na stránce Import kontaktů klikněte na Soubor a vyberte CSV soubor, který jste vytvořili. Jako oddělovací znak zvolte středník a kódování zvolte UTF-8. Pokud vaše tabulka měla v prvním řádku názvy sloupců, v poli „První řádek slouží jako“ vyberte Hlavička, jinak zvolte Normální data. Dále si můžete nastavit kontrolu duplicit.
5. Přejděte do dalšího kroku, ve kterém nastavíte mapování sloupců z Excelu do příslušných polí v Business Boosteru. Namapujte jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
6. Přejděte na další obrazovku, kde už proběhne samotný import. Business Booster vám ukáže, kolik kontaktů bylo importováno, kolik bylo nevalidních a kolik duplicitních.
7. Každou duplicitu můžete zvlášť zkontrolovat a rozhodnout se, zda tento kontakt aktualizujete, vložíte jako nový kontakt nebo ho přeskočíte.

Pravidla pro import kontaktů do Business Boosteru

Formátování data narození

U data narození musíte zvolit správný formát. Povolené formáty jsou:

Pokud zvolíte jakýkoli z těchto formátů, Business Booster data naimportuje správně. Zvolíte-li jiný formát, datum narození se nenaimportuje vůbec nebo může dojít k záměně dne s měsícem.

Oddělovací znak

Excelovský soubor uložte jako CSV soubor. Excel odděluje data středníkem, ale třeba Google sheets odděluje data čárkou. Business Booster umí obojí.

Formátování znakové sady

Ideální je ukládat CSV soubor s formátováním UTF-8. MS Excel používá formátování Windows 1250 a Google tabulky používají UTF-8. Pokud se vám při exportu či importu zobrazí nesprávně české znaky, stačí změnit formátování.

Mapování polí

Při importu musíte zvolit, do jakých polí v Business Boosteru se mají importovat jednotlivé položky z Excelu.

Kontrola duplicit

Při importu si můžete zvolit, jestli chcete kontrolovat duplicity. Máte tyto možnosti:

• podle telefonního čísla,
• e-mailové adresy,
• IČ fyzické osoby.

Duplicitní kontakty

• můžete odmítnout
• staré údaje přepsat novými údaji.

Limit počtu kontaktů

Pozor, pokud se pokusíte importovat více kontaktů, než umožňuje vaše varianta Business Boosteru, kontakty nad tento limit se neimportují.

Synchronizace Business Boosteru s Google kontakty

Pro každodenní práci je výhodnější data synchronizovat. Podporujeme oboustrannou synchronizaci s Google kontakty, což je jednodušší, než data importovat manuálně z Excelu.

Export, import a synchronizace z Google tabulkami

Vaši databázi kontaktů můžete také exportovat do Google tabulek, importovat z Google tabulek nebo dělat oboustrannou synchronizaci. Více v samostatných článcích

Jak exportovat data z Business Boosteru do Google tabulek
Jak importovat databázi z Google tabulek do Business Boosteru
Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

The post Jak importovat databázi kontaktů z Excelu do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.

Pokud se tak stane, můžete duplicity vyhledat a sloučit prostřednictvím funkce “Vyhledat a sloučit duplikace”, kterou najdete v menu “Správa systému → Duplicity”.

Výběr kontaktů pro synchronizaci provedete viz obrázek.

Správa systému → Integrace (dříve synchronizace)

V Business Boosteru přiřaďte kontakty, které chcete synchronizovat, do skupiny “Synchronizace Google”. V Google kontaktech, případně na Android telefonu, přiřaďte kontakty, které chcete synchronizovat do skupiny “Business Booster”. Kontakty nezařazené do těchto skupin budou synchronizovány, pouze pokud zaškrtnete „Synchronizovat všechny kontakty v Google účtu„.

Budou synchronizovány následující položky:

• Jméno, příjmení, tituly, e-mailové adresy, telefonní čísla, poštovní adresy, narozeniny
• Jednostranně (Google → Booster) budou synchronizovány profilové fotografie, a to při splnění následujících podmínek:
  • Kontakt v Boosteru nemá přiřazenou žádnou profilovou fotografii
  • Kontakt byl v Googlu updatován nebo vytvořen (tzn. při synchronizaci Google tento kontakt synchronizuje jako updatovaný)
• Při prvním stažení kontaktů z Google kontaktů budou staženy Skupiny kontaktů.

Před první synchronizací doporučujeme zálohovat databázi.

Synchronizace může být i destruktivní! Kontakt, který přesunete v Business Boosteru do koše, se v Google kontaktech přesune do koše také.

Zároveň doporučujeme před synchronizací provést zálohu vašich kontaktů. Synchronizace totiž zahrnuje i mazání kontaktů. Pokud si vytvoříte zálohu, budete mít možnost se v případě nespokojenosti s výsledkem synchronizace vrátit k původnímu stavu kontaktů.

Jak vytvořit zálohu kontaktů v Business Boosteru

V Business Boosteru vyberte v menu Databáze – Kontakty. Pomocí hromadného výběru označte všechny kontakty a klikněte na tlačítko Exportovat. Ve vyskakovacím okně zvolte jako oddělovač středník a kódování UTF-8 a kontakty exportujte. Výsledný soubor si bezpečně uložte.

Proč synchronizovat Business Booster s Google kontakty

Synchronizace vašich kontaktů v Business Boosteru s Google kontakty vám umožní mít ji jednoduše ve svém telefonu, a to automaticky, bez pracného přepisování. Stejně tak se vám nově uložené kontakty v telefonu automaticky propíšou do Business Boosteru.

• Přijde vám poptávka z kontaktního formuláře na webu → kontakt se uloží do Business Boosteru → automaticky se vám synchronizuje do kontaktů v telefonu.
• Potkáte se s novým potencionálním klientem → uložíte si do telefonu jeho telefonní číslo → automaticky se uloží do Business Boosteru.

The post Jak na synchronizaci s Google kontakty appeared first on CRM systém Business Booster.