Jak importovat databázi kontaktů z Excelu do Business Boosteru
Do CRM systému Business Booster můžete snadno naimportovat databázi z Excelu nebo CSV souboru. Jak na to, se můžete podívat v dnešním videu.
Jak importovat kontakty z Excelu do Business Boosteru
Export kontaktů z Excelu do Business Boosteru je snadný a zvládnete ho během chvilky.
- Nejprve zkontrolujte, zda máte kontakty přehledně rozdělené do sloupců: jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
- Poté uložte tabulku jako CSV soubor. Formátování souboru nastavte na UTF-8.
- Přejděte do Business Boosteru a v levém menu vyberte Správa systému – Importy.
- Na stránce Import kontaktů klikněte na Soubor a vyberte CSV soubor, který jste vytvořili. Jako oddělovací znak zvolte středník a kódování zvolte UTF-8. Pokud vaše tabulka měla v prvním řádku názvy sloupců, v poli „První řádek slouží jako“ vyberte Hlavička, jinak zvolte Normální data. Dále si můžete nastavit kontrolu duplicit.
- Přejděte do dalšího kroku, ve kterém nastavíte mapování sloupců z Excelu do příslušných polí v Business Boosteru. Namapujte jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
- Přejděte na další obrazovku, kde už proběhne samotný import. Business Booster vám ukáže, kolik kontaktů bylo importováno, kolik bylo nevalidních a kolik duplicitních.
- Každou duplicitu můžete zvlášť zkontrolovat a rozhodnout se, zda tento kontakt aktualizujete, vložíte jako nový kontakt nebo ho přeskočíte.
Pravidla pro import kontaktů do Business Boosteru
Formátování data narození
U data narození musíte zvolit správný formát. Povolené formáty jsou:
| Povolený formát | Příklad |
| den.měsíc.rok | 25.12.1989 |
| rok-měsíc-den | 1989-12-25 |
| den-měsíc-rok | 25-12-1989 |
Pokud zvolíte jakýkoli z těchto formátů, Business Booster data naimportuje správně. Zvolíte-li jiný formát, datum narození se nenaimportuje vůbec nebo může dojít k záměně dne s měsícem.
Oddělovací znak
Excelovský soubor uložte jako CSV soubor. Excel odděluje data středníkem, ale třeba Google sheets odděluje data čárkou. Business Booster umí obojí.
Formátování znakové sady
Ideální je ukládat CSV soubor s formátováním UTF-8. MS Excel používá formátování Windows 1250 a Google tabulky používají UTF-8. Pokud se vám při exportu či importu zobrazí nesprávně české znaky, stačí změnit formátování.
Mapování polí
Při importu musíte zvolit, do jakých polí v Business Boosteru se mají importovat jednotlivé položky z Excelu.
Kontrola duplicit
Při importu si můžete zvolit, jestli chcete kontrolovat duplicity. Máte tyto možnosti:
- podle telefonního čísla,
- e-mailové adresy,
- IČ fyzické osoby.
Duplicitní kontakty
- můžete odmítnout
- staré údaje přepsat novými údaji.
Limit počtu kontaktů
Pozor, pokud se pokusíte importovat více kontaktů, než umožňuje vaše varianta Business Boosteru, kontakty nad tento limit se neimportují.
Synchronizace Business Boosteru s Google kontakty
Pro každodenní práci je výhodnější data synchronizovat. Podporujeme oboustrannou synchronizaci s Google kontakty, což je jednodušší, než data importovat manuálně z Excelu.
Export, import a synchronizace z Google tabulkami
Vaši databázi kontaktů můžete také exportovat do Google tabulek, importovat z Google tabulek nebo dělat oboustrannou synchronizaci. Více v samostatných článcích
Jak exportovat data z Business Boosteru do Google tabulek
Jak importovat databázi z Google tabulek do Business Boosteru
Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami
Petr Podlešák
