Automatické odhlašování kontaktů z e-mailových kampaní

Automatické odhlašování z odběru e-mailových kampaní je důležitá a užitečná funkce, na druhou stranu vám může v některých případech způsobit komplikace. Jak to funguje a jak se vyvarovat problémů?

V čem je funkce automatického odhlašování užitečná?

Pomáhá vám udržovat vaši databázi e-mailových adres aktuální. Lidé neustále mění e-mailové adresy, tak jak mění práce či poskytovatele e-mailových služeb. Během jednoho roku můžete mít klidně 20 % všech e-mailových adres v databázi neexistujících.

Odesílat e-maily na neexistující e-mailové adresy přestavuje v e-mail marketingu vážný problém. Poskytovatelé mail serverů začnou snižovat reputaci vaší e-mailové adrese či doméně, nebo začnou blokovat doručování vašich zpráv, tj. skončíte na blacklistu. Je proto důležité posílat zprávy pouze na aktuální e-mailové adresy. Za přijatelnou míru nedoručitelnosti e-mailů se považuje do 2 % z odeslaných e-mailů. Proto CRM systém Business Booster automaticky odhlašuje neexistující e-maily.

Kdy může být automatické odhlašování problém

Pokud se vaše e-mailová adresa, doména či IP adresa, ze které se e-maily odesílají, dostane na blacklist, tak začnou mail servery vaše e-mailové zprávy blokovat a vracet zpět do Business Boosteru oznámení, že zpráva byla odmítnuta, a to i přesto, že je e-mail příjemce funkční. Mail servery se tím chrání proti spamování. Business Booster pochopitelně „odmítnutý e-mail“ automaticky odhlásí z odběru.

Pokud v určitém časovém úseku extrémně vzroste automatické odhlašování z odběru vašich e-mailových kampaní, dozvíte se to ze statistik v BB, viz obrázek níže. Jaké je řešení?

Jak se před problémy s automatickým odhlašováním chránit

• Usilujte, aby se vaše e-mailová adresa či doména nedostala na blacklist. Toho můžete dosáhnout jedině dodržováním pravidel pro e-mail marketing. Přečtěte si také článek Jakých chyb se vyvarovat v e-mail marketingu?
• Na blacklist se může dostat i některá z IP adres velkokapacitních mail serverů Spark Post, jenž používáme k odesílání. A to i přesto, že jejich mail servery patří k nejspolehlivějším na světě. Běžně totiž velkokapacitní mail servery používají stovky a tisíce IP adres, které slouží mnoha uživatelům. A některé z nich se mohou dostat kvůli nezodpovědnému jednání na blacklist. 100% řešením je samozřejmě objednat IP adresy, které budou vyhrazeny pouze pro vaše použití, ale tuto službu mail servery nabízí za příplatek. Sdílené IP adresy jsou ekonomickou variantou, při které není možné riziko zablokování některé z IP 100% eliminovat, a proto je běžná doručitelnost např. jen 98 % nebo 99 %. A koneckonců v případě nespokojenosti s jedním poskytovatelem mail serverů můžete využít jakékoli jiné. Business Booster umožňuje propojení s jakýmkoli jiným poskytovatelem mail serverů prostřednictvím SMTP serveru.
• Jakmile odstraníte problémy s automatickým odhlašováním, následně změňte příznak automatického odhlášení u všech e-mailových adres, u kterých se domníváte, že byly odhlášeny z těchto důvodů, na aktivní.

Jak je možné zjistit e-mailové adresy, které byly automaticky odhlášeny

Nejdříve se podívejte do modulu „Statistiky“, záložka „E-kampaně“. V ní vidíte počet nedoručitelných e-mailů. Pokud se v nějakém období výrazně zvedne počet nedoručitelných e-mailů, tak to může souviset s vaším blacklistováním. Pozor! Může, ale nemusí. Pokud jste například delší dobu nerozesílali větší množství e-mailů a najednou provedete rozesílku, může se stát, že velký počet nedoručitelných e-mailů souvisí jen se zastaráním vaší e-mailové databáze. Pokud jste však vyhodnotili, že v určitém období došlo k velkému nárůstu automatického odhlášení a že to souvisí s vaším blacklistováním, které jste již vyřešili, tak můžete přistoupit k tomu, že automaticky odhlášené e-mailové adresy z tohoto období opět přihlásíte k odběru. Buďte však opatrní. Snažte se přihlásit pouze e-mailové adresy, u nichž je velmi pravděpodobné, že automatické odhlášení je důsledkem tohoto problému. Opětovné přihlášení můžete provést tím, že si vyfiltrujete kontakty, které byly v určitém časovém období automaticky odhlášeny.

Funkce filtrování kontaktů podle odběru zpravodajů je užitečná, i pokud chcete vědět, jací konkrétní lidé se vám přihlásili k odběru vašich zpravodajů ve vybraném časovém úseku. Získáte tím přehled o úspěšnosti vašich kampaní.

Jak funkci automatického odhlašování vypnout

Funkci automatického odhlašování nemusíte vůbec využívat. Stačí, když e-maily nebudete odesílat prostřednictvím API SparkPost, jež oboustrannou komunikaci mail serverů umožňuje, ale prostřednictvím vlastního SMTP serveru, který používáte pro běžnou e-mailovou korespondenci. Odesílání přes SMTP server umožňuje pouze jednostrannou komunikaci. Vaše e-maily se odešlou, ale vy ani Business Booster se již přesně nedozvíte, co se s nimi stalo. Tj. jestli jsou doručeny, zdali je příjemci otevřeli či byly mail serverem příjemců odmítnuty (např. z důvodů, že jste na blacklistu).

Právě z těchto důvodů vám toto řešení nedoporučujeme. Pokud ho i přesto chcete použít, tak jen nouzově pro malé rozesílky v řádech desítek e-mailů. V opačném případě hrozí, že budete mít v databázi velké množství již neaktuálních e-mailových adres a jejich používání pro velké e-mailové rozesílky (stovky až tisíce e-mailů) je nejrychlejší a nespolehlivější cesta, jak dostat svou e-mailovou adresu a doménu na blacklist.