Business Booster splňuje požadavky GDPR

Nejen po právní stránce, ale hlavně po té technické. Jak?

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Pro uživatele je důležité, že musí klienty v souladu s GDPR žádat o poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů. Proto máte v kontaktních kartách záložku GDPR, ve kterých si můžete poznamenat, jak byl souhlas od klienta poskytnutý.

Nabízí se tyto možnosti:

• Souhlas nebyl poskytnutý
  Takového klienta byste neměli v obchodní databázi mít
• Smlouva, písemný souhlas
  Máte od klienta souhlas se zpracováním osobních údajů písemně, můžete ho ke kontaktu přiložit v záložce Soubory.
• E-mail
  Souhlas se zpracováním osobních údajů máte ve svém e-mailu, viz níže.
• Kontaktní formulář na internetu
  U kontaktu je vyplněna IP adresa počítače, ze kterého uživatel formulář vyplnil. Pokud používáte kontaktní formuláře WP Forms, souhlas se automaticky propíše do Business Boosteru, viz níže.

Co je to spam a jak se nedostat do problémů

Souhlas získaný e-mailem

Máte v zásadě dvě možnosti, jak získat souhlas e-mailem. 

Můžete požádat klienta, aby vám poslal e-mail, ve kterém vám souhlas poskytne. Komunikace s klientem musí probíhat prostřednictvím zabezpečené komunikace prostřednictvím šifrování SSL nebo TLS.

Druhá, jednodušší možnost je požádat klienty k udělení souhlasu hromadně prostřednictvím e-mailové kampaně v Business Boosteru. V záložce marketing si kliknutím na „Emaily“, viz šipka, vytvořte e-mail. Nadefinujte si vlastní text e-mailu, který nejlépe odpovídá vašemu podnikání a způsobu zpracování osobních dat, která žádáte. Text v obrázku je pouze ilustrační a vysvětluje pouze technickou stránku odesílání e-mailů, nikoli právní. 

Business Booster používá systém tzv. zástupných symbolů. Zástupný symbol [potvrzovacíOdkazGDPR] je v reálném e-mailu nahrazen vámi volitelným textem s unikátním hypertextovým odkazem, který se váže ke každému konkrétnímu kontaktu ve vaší databázi. Definici textu potvrzovacího odkazu, který se bude zobrazovat v e-mailech, si můžete nadefinovat v pokročilém nastavení tj. „Text GDPR odkazu“.

Seznam všech zástupných symbolů najdete v menu „Vložit → Zástupné značky“, viz obrázek níže.

Poté, co příjemce vaší e-mailové zprávy potvrdí souhlas se zpracováním osobních údajů, zobrazí se u každého kontaktu ve vaší databázi datum a čas, kdy byl souhlas poskytnut.

Kontakty si můžete v databázi filtrovat podle toho, zdali vám souhlas se zpracováním osobních údajů byl poskytnut či nikoli. Viz obrázek níže.

Příklad e-mailové kampaně s žádostí o souhlas se zpracováním osobních údajů:

Předmět e-mailu: Žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů

Vážený pane Nováku,

rád bych vás v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 – GDPR požádal o souhlas se zpracováním osobních údajů, které eviduji ve své kontaktní databázi. V současné době eviduji v databázi vaše jméno, příjmení, telefonní kontakt a e-mailovou adresu …… (poznámka pro uživatele: doplňte, jaké další osobní údaje zpracováváte či chcete zpracovávat).

Vaše osobní údaje budou použity za účelem případného kontaktování v budoucnu, nabídky služeb…..(poznámka pro uživatele: definujte, k jakým účelům budete kontaktní údaje používat a jaké služby budete kontaktům nabízet)

Souhlas se zpracováním osobních údajů můžete poskytnout zde>>

Souhlas přes kontaktní formulář na internetu

Uživatelé CRM systému Business Boosteru mají k dispozici kontaktní formuláře WP Forms (pro WordPress), které můžete snadno propojit s Business Boosterem.

V kontaktních formulářích je Souhlas se zpracováním osobních údajů. Klient, který vyplnil formulář, je informován o zpracováním osobních údajů, a IP adresa počítače, ze kterého vyplnil formulář, je uložena u kontaktu.

Více o kontaktních formulářích se dočtete v článku Kontaktní formuláře – nastavení.

Dvojité potvrzení při registraci odběru newsletterů

Z pohledu GDPR již nestačí prostá registrace k odběru e-mailových kampaní. Je nutné používat registraci s potvrzením.

Co to znamená? Pokud uživatel vyplní na vašem webu formulář pro odběr newsletterů, přijde mu do e-mailu potvrzovací odkaz. Teprve poté, co na něj klikne, je jeho e-mailová adresa vložena do databáze kontaktů. Tím se ověří, že je opravdu majitelem zadané e-mailové adresy.

Možnost registrace s potvrzením je v systému již dlouho a tuto variantu uživatelům dlouhodobě doporučujeme.

E-mailová komunikace s klienty, kteří neposkytli souhlas

Nikdy neposílejte reklamní e-maily lidem, od nichž nemáte souhlas. Takové jednání je považováno za spam a v drtivé většině je kontraproduktivní. Pokud se však vaši potenciální klienti registrují na vašich webových stránkách k odběru e-mailů na vybrané téma a při registraci vám zároveň poskytnou souhlas se zpracováním osobních údajů s dvojitým potvrzením, tak následné zasílání e-mailů je pak nejen v souladu s dobrou reklamní praxí, ale i zcela v souladu s GDPR.

Pokud se však potenciální klienti registrovali k odběru informací o autech, je neakceptovatelné, abyste jim zasílali informace např. o kosmetice. Pokud vytváříte e-mailové kampaně s různými tematickými okruhy, vždy si vyžádejte souhlas se zasílám na každé téma samostatně. To můžete udělat jednoduše prostřednictvím jednotlivých kontaktních formulářů.

Možnost odhlášení z odběru informací

Pokud se vaši klienti registrovali k odběru konkrétních informací prostřednictvím kontaktního formuláře či jinou formou, musíte jim umožnit odhlášení z odběru. Funkce automatické odhlášení z odběru je v systému již dlouho.

Bezpečnost

Klíčovou prioritou je pro nás bezpečnost dat. Všechna data uživatelů jsou uložena v datovém centru společnosti WEDOS Internet, a.s. v Hluboké nad Vltavou a 1x denně zálohována v datovém centru společnosti Amazon ve Frankfurtu nad Mohanem.

Přečtěte si, co vše děláme pro bezpečnost vašich dat:

Ochrana dat CRM systému Business Booster

Obchodní podmínky

Naše Licenční a obchodní podmínky najdete zde: https://www.businessbooster.cz/obchodni-podminky.