Propojení Business Boosteru s Google tabulkami

Abyste mohli provádět synchronizaci s Google tabulkami, ale také import či export kontaktů, potřebujete CRM systém Business Booster propojit s Google účtem. To provedete v záložce Správa systému → Integrace, viz následující obrázek.

Tím se vám vytvoří v propojeném Google účtu tři soubory na vašem Google disku. 

• Business Booster – Export kontaktů
• Business Booster – Import kontaktů
• Business Booster – Synchronizace kontaktů

Soubory si můžete samozřejmě přejmenovat. Nemá to vliv na funkčnost.

Synchronizaci kontaktů s Google tabulkami

Po propojení se vám zobrazí v Google tabulce Business Booster – Synchronizace kontaktů celá vaše databáze kontaktů z Business Boosteru.

Data můžete synchronizovat:

• manuálně
• denně
• týdně

Pozor! Pokud si kontakty v Google tabulkách smažete, smažete je zároveň i v Business Boosteru.

Pokud byste si omylem smazali celý databázový soubor, tak se synchronizace přeruší a databáze v Boosteru se vám nesmaže.

K čemu je synchronizace s Google tabulkami užitečná

Synchronizace Business Boosteru s Google tabulkami oceníte zejména v situaci, kdy používáte více aplikací, které pracují s vaší databází kontaktů. Ve všech z nich tak můžete mít kontakty aktuální a když provedete změnu kontaktu (přidání, úprava, smazání) v jedné aplikaci, automaticky se projeví ve všech ostatních. Samozřejmě i ostatní aplikace musí synchronizaci s Google tabulkami podporovat.

Využijete ji i při spolupráci s kolegy – jednoduše můžete mít všechny obchodní kontakty sdílené v jedné Google tabulce a veškeré změny kontaktů tak uvidíte všichni.

Export a import z Google tabulek

Kromě synchronizace můžete provádět jen import nebo export. Popsali jsme to v samostatných článcích..

• Jak importovat databázi z Google tabulek
• Jak exportovat databázi do Google tabulek.

The post Jak synchronizovat databázi v Business Boosteru s Google tabulkami appeared first on CRM systém Business Booster.

Propojení Business Boosteru s Google tabulkami

Abyste mohli provádět import, ale také export, import a synchronizaci kontaktů s Google tabulkami, potřebujete CRM systém Business Booster propojit se svým Google účtem. To provedete v záložce Správa systému → Integrace. Viz následující obrázek.

Tím se vám vytvoří v propojeném Google účtu tři soubory na vašem Google disku. 

• Business Booster – Export kontaktů
• Business Booster – Import kontaktů
• Business Booster – Synchronizace kontaktů

Soubory si můžete samozřejmě přejmenovat. Nemá to vliv na funkčnost.

Import databáze

Do vytvořeného souboru Business Booster – Import kontaktů v Google tabulkách si uložte svoji databázi kontaktů, kterou chcete importovat. Jakmile máte databázi připravenou pro import, klikněte v Business Boosteru na tlačítko Importovat kontakty. Uděláte to opět v sekci Správa systému → Integrace.

Kontrola duplicit

Při importu budete dotázáni, jak chcete naložit s případnými duplicitami. Máte možnost:

• Duplicity neimportovat
  Pokud systém narazí na duplicitní e-mail, telefonní číslo, IČ nebo jméno a příjmení (všechny tyto kontroly lze vypnout nebo zapnout), kontakt přeskočí a do Business Boosteru ho neimportuje.
• Přepsat kontakty
  Pokud systém při importu narazí na kontaktní údaje, které už v Business Boosteru jsou, přepíše je údaji z Google tabulky.
  Importovat vše
  Systém nebude kontrolovat existující kontaktní údaje, jednoduše importuje všechny kontakty z Google tabulek.

Popisné pole

Neměňte popisná pole na prvním řádku Google tabulky

První řádek slouží k mapování polí. Jeho přejmenování by způsobilo, že Business Booster nebude vědět, do jakého pole údaj importovat, a údaje ve sloupci nenaimportuje.

Nepoužívané sloupce můžete smazat

Pokud nějaký sloupec nepotřebujete, můžete ho smazat. V případě, že byste v budoucnu chtěli nějaké sloupce znovu přidat, můžete si stáhnout soubor se vzorovými popisnými poli a uložit popisné pole do souboru Business Booster – Import kontaktů.

Zvolte formát data narození

U data narození musíte zvolit správný formát. Povolené formáty jsou:

Export kontaktů z Google tabulek a synchronizace

Export a synchronizaci jsme popsali v samostatných článcích.

Jak exportovat databázi z Boosteru do Google tabulek
Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

The post Jak importovat databázi z Google tabulek do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.

Propojení Business Boosteru s Google tabulkami

Abyste mohli databázi z CRM systému Business Booster vyexportovat, musíte ho propojit se svým Google účtem.

Klikněte na Správa systému → Integrace. Propojte svůj Business Booster účet s Google účtem a proveďte export do Google tabulek.

Po propojení vytvoří Business Booster na vašem Google disku 3 tabulky.

• Pro export slouží tabulka Business Booster – Export kontaktů.
• Zbylé dvě tabulky slouží pro export a synchronizaci kontaktů, o nichž se můžete dočíst v dalších článcích: Import kontaktů z Google tabulek a Synchronizace kontaktů s Google tabulkami.

Export databáze z Business Boosteru do Google tabulek

Údaje, které vložíte do Business Boosteru, se automaticky vyexportují do souboru Business Booster – Export kontaktů.

Databázi kontaktů můžete vyexportovat:

• jednorázově
• denně. Data se reexportují v nočních hodinách středoevropského času.
• týdně. Data se reexportují v nočních hodinách středoevropského času.

Export se vztahuje na celou databázi. Pokud byste chtěli exportovat jen vybrané kontakty, je možný export do CSV souboru.

Praktické využití exportu: online marketing

Jakmile máte data v Google tabulkách, můžete je exportovat do jakýchkoliv dalších systémů přes integrační platformy jako Zapier nebo Make.

E-maily a telefonní čísla můžete přes Google tabulky automaticky exportovat do Google Ads a cílit online reklamu na klienty ze své obchodní databáze. Přes Zapier i Make můžete e-maily a telefonní čísla importovat také na Facebook.

Import z Google tabulek a synchronizace

Import a synchronizaci jsme popsali v samostatných článcích.

• Jak importovat databázi z Google tabulek
• Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

.

The post Jak exportovat databázi z Business Boosteru do Google tabulek appeared first on CRM systém Business Booster.

Export kontaktů z CRM systému Business Boosteru je snadný a zvládnete ho během 2 minut.

1. Přejděte do menu Databáze – Kontakty
2. Označte kontakty, které chcete exportovat, případně použijte hromadný výběr pro označení všech kontaktů
3. V tlačítkové liště klikněte na tlačítko Exportovat
4. Ve vyskakovacím okně nastavte oddělovač a kódování (viz dále)
5. Klikněte na tlačítko Exportovat
6. Soubor s exportovanými kontakty najdete ve svých stažených souborech pod jménem „export.csv„

Jak načíst exportovaný soubor do Excelu

1. V Excelu přejděte na záložku Data a vyberte položku „Import z CSV souboru„
2. Vyberte stažený soubor „export.csv“
3. V náhledu zkontrolujte, jestli Excel správně rozeznal oddělovač a kódování. Pokud ne, nastavte je ručně na stejné hodnoty, které jste nastavili při exportu
4. Následně klikněte na tlačítko Načíst
5. Vaše kontakty nyní máte v tabulce v Excelu a můžete s nimi dále pracovat

Jak nastavit správný oddělovač v CSV souboru

CSV je vlastně jednoduchý textový soubor vhodný pro přenášení dat uspořádaných v tabulce. Jednotlivé sloupce i hodnoty musí být odděleny speciálním znakem. Běžně se používá jedna ze tří možností – čárka, středník, tabulátor.

Excel si poradí se všemi třemi variantami. Protože v češtině se čárka používá pro oddělení desetinných míst v číselných hodnotách, obvykle se v českém prostředí používá jako oddělovač středník. U exportu kontaktů, kde se čísla s desetinnými hodnotami nenachází, je to však jedno a můžete zvolit libovolný oddělovač.

Jak nastavit správné kódování CSV souboru

Pro uložení českých znaků je třeba správně nastavit kódování souboru. Doporučujeme nastavit kódování Unicode (UTF-8). To vám zajistí správné uložení nejen českých znaků, ale i například azbuky.

K čemu můžete kontakty exportované do Excelu použít

• Sdílení s kolegou, týmem nebo s účetní
• Napojení na jiná data nebo na specializovanou aplikaci
• Datové analýzy

Jak importovat kontakty z Excelu do Business Boosteru

Pro obrácený postup (import kontaktů, které máte v tabulce v Excelu, do Business Boosteru) jsme připravili samostatný článek.

The post Jak vyexportovat databázi kontaktů do Excelu appeared first on CRM systém Business Booster.

Jak importovat kontakty z Excelu do Business Boosteru

Export kontaktů z Excelu do Business Boosteru je snadný a zvládnete ho během chvilky.

1. Nejprve zkontrolujte, zda máte kontakty přehledně rozdělené do sloupců: jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
2. Poté uložte tabulku jako CSV soubor. Formátování souboru nastavte na UTF-8.
3. Přejděte do Business Boosteru a v levém menu vyberte Správa systému – Importy.
4. Na stránce Import kontaktů klikněte na Soubor a vyberte CSV soubor, který jste vytvořili. Jako oddělovací znak zvolte středník a kódování zvolte UTF-8. Pokud vaše tabulka měla v prvním řádku názvy sloupců, v poli „První řádek slouží jako“ vyberte Hlavička, jinak zvolte Normální data. Dále si můžete nastavit kontrolu duplicit.
5. Přejděte do dalšího kroku, ve kterém nastavíte mapování sloupců z Excelu do příslušných polí v Business Boosteru. Namapujte jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
6. Přejděte na další obrazovku, kde už proběhne samotný import. Business Booster vám ukáže, kolik kontaktů bylo importováno, kolik bylo nevalidních a kolik duplicitních.
7. Každou duplicitu můžete zvlášť zkontrolovat a rozhodnout se, zda tento kontakt aktualizujete, vložíte jako nový kontakt nebo ho přeskočíte.

Pravidla pro import kontaktů do Business Boosteru

Formátování data narození

U data narození musíte zvolit správný formát. Povolené formáty jsou:

Pokud zvolíte jakýkoli z těchto formátů, Business Booster data naimportuje správně. Zvolíte-li jiný formát, datum narození se nenaimportuje vůbec nebo může dojít k záměně dne s měsícem.

Oddělovací znak

Excelovský soubor uložte jako CSV soubor. Excel odděluje data středníkem, ale třeba Google sheets odděluje data čárkou. Business Booster umí obojí.

Formátování znakové sady

Ideální je ukládat CSV soubor s formátováním UTF-8. MS Excel používá formátování Windows 1250 a Google tabulky používají UTF-8. Pokud se vám při exportu či importu zobrazí nesprávně české znaky, stačí změnit formátování.

Mapování polí

Při importu musíte zvolit, do jakých polí v Business Boosteru se mají importovat jednotlivé položky z Excelu.

Kontrola duplicit

Při importu si můžete zvolit, jestli chcete kontrolovat duplicity. Máte tyto možnosti:

• podle telefonního čísla,
• e-mailové adresy,
• IČ fyzické osoby.

Duplicitní kontakty

• můžete odmítnout
• staré údaje přepsat novými údaji.

Limit počtu kontaktů

Pozor, pokud se pokusíte importovat více kontaktů, než umožňuje vaše varianta Business Boosteru, kontakty nad tento limit se neimportují.

Synchronizace Business Boosteru s Google kontakty

Pro každodenní práci je výhodnější data synchronizovat. Podporujeme oboustrannou synchronizaci s Google kontakty, což je jednodušší, než data importovat manuálně z Excelu.

Export, import a synchronizace z Google tabulkami

Vaši databázi kontaktů můžete také exportovat do Google tabulek, importovat z Google tabulek nebo dělat oboustrannou synchronizaci. Více v samostatných článcích

Jak exportovat data z Business Boosteru do Google tabulek
Jak importovat databázi z Google tabulek do Business Boosteru
Jak synchronizovat databázi s Google tabulkami

The post Jak importovat databázi kontaktů z Excelu do Business Boosteru appeared first on CRM systém Business Booster.