Jak funguje žádost o zpracování osobních údajů podle GDPR

S příchodem GDPR jsme spustili funkci týkající se žádostí o zpracování osobních údajů.

Zaznamenání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Po otevření kontaktní karty se zobrazí nová pole „GDPR – souhlas se zpracováním osobních údajů“, viz červený box v obrázku.

Souhlas poskytnut – V tomto poli můžete zaznamenávat datum a hodinu, kdy vám byl souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnut.

Zdroj potvrzení – Můžete evidovat, jakým způsobem jste souhlas získali. Tj. smlouvou, e-mailovou zprávou nebo prostřednictvím kontaktního formuláře umístěného na vašich webových stránkách.

IP adresa – pokud jste kontakt na klienta získali prostřednictvím kontaktního formuláře na vašich webových stránkách, zobrazí se automaticky také IP adresa počítače, ze kterého byl souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnut.

Souhlas získaný smlouvou

Pokud získáte souhlas v rámci uzavřené smlouvy, můžete ho také ke kontaktní kartě přiložit. To učiníte v kontaktní kartě v záložce „Soubory“.

Souhlas získaný prostřednictvím kontaktních formulářů na vašem webu

Abyste mohli načítat údaje z kontaktních formulářů na vašich webových stránkách přímo do CRM systému Business Booster, a to včetně souhlasu se zpracováním osobních údajů, musíte provést propojení. Všichni platící uživatelé získávají v rámci předplatného BB také systém (WordPress plugin) pro kontaktní formuláře WP Forms v nejvyšší verzi. V tomto systému pro tvorbu kontaktních formulářů si můžete nadefinovat formuláře pro téměř jakékoli použití. Přečtěte si, jak nainstalovat kontaktní formuláře na vaše webové stránky a propojit je s Business Boosterem.

Souhlas získaný e-mailem

Máte v zásadě dvě možnosti, jak získat souhlas e-mailem. 

Můžete požádat klienta, aby vám poslal e-mail, ve kterém vám souhlas poskytne. Komunikace s klientem musí probíhat prostřednictvím zabezpečené komunikace prostřednictvím šifrování SSL nebo TLS.

Druhá, jednodušší možnost je požádat klienty k udělení souhlasu hromadně prostřednictvím e-mailové kampaně v Business Boosteru. V záložce marketing si kliknutím na „Emaily“, viz šipka, vytvořte e-mail. Nadefinujte si vlastní text e-mailu, který nejlépe odpovídá vašemu podnikání a způsobu zpracování osobních dat, která žádáte. Text v obrázku je pouze ilustrační a vysvětluje pouze technickou stránku odesílání e-mailů, nikoli právní. 

Business Booster používá systém tzv. zástupných symbolů. Zástupný symbol [potvrzovacíOdkazGDPR] je v reálném e-mailu nahrazen vámi volitelným textem s unikátním hypertextovým odkazem, který se váže ke každému konkrétnímu kontaktu ve vaší databázi. Definici textu potvrzovacího odkazu, který se bude zobrazovat v e-mailech, si můžete nadefinovat v pokročilém nastavení tj. „Text GDPR odkazu“.

Seznam všech zástupných symbolů najdete v menu „Vložit → Zástupné značky“, viz obrázek níže.

Poté, co příjemce vaší e-mailové zprávy potvrdí souhlas se zpracováním osobních údajů, zobrazí se u každého kontaktu ve vaší databázi datum a čas, kdy byl souhlas poskytnut.

Kontakty si můžete v databázi filtrovat podle toho, zdali vám souhlas se zpracováním osobních údajů byl poskytnut či nikoli. Viz obrázek níže.

Příklad e-mailové kampaně s žádostí o souhlas se zpracováním osobních údajů:

Předmět e-mailu: Žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů

Vážený pane Nováku,

rád bych vás v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 – GDPR požádal o souhlas se zpracováním osobních údajů, které eviduji ve své kontaktní databázi. V současné době eviduji v databázi vaše jméno, příjmení, telefonní kontakt a e-mailovou adresu …… (poznámka pro uživatele: doplňte, jaké další osobní údaje zpracováváte či chcete zpracovávat).

Vaše osobní údaje budou použity za účelem případného kontaktování v budoucnu, nabídky služeb…..(poznámka pro uživatele: definujte, k jakým účelům budete kontaktní údaje používat a jaké služby budete kontaktům nabízet)

Souhlas se zpracováním osobních údajů můžete poskytnout zde>>

S pozdravem

Jméno a příjmení